UT5--Base de datos: Access

Una base de datos es un conjunto de información almacenada de forma organizada y clasificada, para que sea sencillo realizar consultas sobre la misma y obtener datos concretos. 

Sistema gestor de base de datos(SGBD):

-Nivel externo: Muestra la información

-Nivel de diseño: Manipula la estructura de la base de datos

-Nivel interno o físico: Trabaja con los ficheros  de datos almacenados y la configuración del sistema

-Manipular datos, modificar o eliminar la información

-Administrar el acceso: Permite la gestión de usuarios, seguridad y exportación e implementación de datos.

modelo relacional: 

-Se clasifica la información en una serie de tablas

-Tablas formadas por filas y registros

-Filas formadas por campos o columnas que almacenan un valor en concreto.

-Las filas no pueden repetirse

-Los valores que no se pueden repetir

-Un clave nunca puede estar vació

vista diseño

Podemos crear la estructura de la tabla:

-Los campos y tipos de campos que van a almacenar la información de la tabla.

-La descripción de los campos a modo de documentación. 

-La clave, que va a identificar cada uno de los registros de la tabla de forma única.

-Las propiedades de los campos.

Tipos de campos

-Texto: Permite definir el campo en tipo texto (255 caracteres)

-Fecha/hora: Refleja un momento en concreto

-Memo: Almacena contenido extenso (Más de 255 caracteres)

-Moneda

-Auto enumeración: Añadir registros ese campo se vaya incrementando  automáticamente de forma aleatoria.

-Si/No: Datos lógicos o booleano

-Objeto OLE: Abre la aplicación con la que se crea o edita ese tipo de objeto.

-Hipervínculo: Dirección

-Datos adjuntos: Adjuntas ficheros o datos ya creados

-Calculados: Utiliza el valor de otros campos del registro para adquirir un valor

Clave principal

Es un campo que tendrá un valor único en la tabla y no podrá repetirse ese valor.

Propiedades:

-Tamaño: Se refiere ala longitud que va a ocupar el campo

-Título del campo: Permite poner al campo

-Máscara de entrada: Obliga el usuario a introducir el valor de una forma determinada.

-Formto: Campo número, fecha/hora, moneda y si/no

-indexado: Genera un índice que mejora las búsquedas, pero ralentiza las actualizaciones.

-Valor predeterminado: Poner un valor predeterminado para insertar un registro nuevo y aparezca ese campo con ese valor.

-Regla y texto de validación: Comprueba si un valor es correcto, si no cumple las reglas es posible personalizar un texto especial de aviso pata ese campo.

Asistente para búsquedas

Un campo puede adquirir sus valores a partir de una búsqueda en una lista predefinida para ello.

Relaciones

Las tablas tienen que tener una tabla en común entre ellas y uno de esos campos tiene que ser la clave principal.

Manipular registros

-Insertar nuevos registros

-Modificar la información existente

-Eliminar registros de la base de datos

-Consultar datos de una tabla o varias tablas relacionadas

Importar registros

-Crear una nueva tabla con esos registros: la estructura se diseñará durante el proceso, y se podrá elegir el tipo de campo y el campo clave, pero no las propiedades.

- Anexar los datos a una tabla ya existente: en ese caso es necesario poner mucho cuidado en que coincidan el orden y el formato de los campos con la tabla que va a acoger los nuevos registros

-Vincular los datos: es posible hacer una vinculación dinámica con un fichero, de forma que cuando se hacen cambios en ese fichero, se hacen cambios en la tabla asociada en la base de datos Access

Consultar registros

-Los campos que quiero consultar

-Las tablas donde se encuentra esos campos.

-Las condiciones que queremos para la selección.

Asistente de consultas

-Consulta sencillas: Muestra el registro con detalles.

-Consultas de referencias cruzadas: Los nombres de las filas están formadas por valores de un campo y nombres de columnas por los otros campos.

-Consulta de duplicados: Busca valores duplicados en uno o varios campos.

-Consulta de no coincidentes: Busca valores que no existen en el campo relacionado de la otra tabla.

Formularios

-Permite crear de forma automática un formulario de columnas con la tabla o consulta.

-Diseño de formulario: Permite componer de forma manual el formulario. 

-Formulario en blanco Permite crear un nuevo formulario vacío y mostrarlo en modo Presentación para añadirle los objetos que lo componen.

 -Asistente para formularios Permite escoger de forma guiada distintos parámetros para un formulario predefinido nido. 

-Navegación Permite crear formularios especiales de navegación entre registros al formulario

Informes

-Informe Crea un informe automático a partir de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de exploración. 

-Diseño de informe Directamente desde la Vista Diseño, podemos insertar los elementos que componen el informe. 

-Informe en blanco Crea un informe vacío y en modo presentación, al que podemos arrastrar los objetos que consideremos necesarios.

-Asistente para informes Nos permite crear de forma guiada un informe sencillo a partir de los campos que seleccionemos. 

-Etiquetas Es un asistente para crear etiquetas a partir de los datos seleccionados.

Macros

Conjunto de instrucciones que se ejecutan de forma automatixada.

Seguridad

-Permite poner una contraseña de acceso

- Permite dejar una base de datos compilada con extensión  

-Podemos compactar y reparar la base de datos.

-Podemos validar y documentar la base de datos. 

- Podemos crear una copia de seguridad

Exportación

Permite reutilizar los datos  en otros formatos o incluso en otra base de datos.

-Podemos crear un Word para crear documentos que utilicen los datos de una tabla o consulta.

Conclusión

Access, desde mi punto de vista tiene como principal ventaja que no necesita grandes conocimientos para poder operar con las distintas opciones que nos ofrece, también es un motor de base de datos que está a la altura de otras bases de datos.